OBIEG DOKUMENTÓW SAP BUSINESS ONE
Przedstawiamy Państwu obieg dokumentów rozwiązanie typu Add-on zintegrowane z systemem SAP Business One, rozwiązanie które automatyzuje procesy związane z dokumentami papierowymi krążącymi wewnątrz firmy, porządkuje dokumenty, ułatwia szybki dostęp do dokumentów bez konieczności wyszukiwania w segregatorach co jest szczególne istotne gdyż można przeglądać dokumenty nie będąc w siedzibie firmy. Usprawnia i automatyzuje prace księgowe gdyż szereg prac jest wykonywanych w procesie rejestracji dokumentu, upraszcza proces płatności bankowych. Porządkuje dokumenty handlowe gdyż są one uporządkowane i znajdują się w teczkach każdego handlowca pod danym kontrahentem w ramach typu dokumentu.
Wprowadza autoryzacje dla dokumentów co wymusza zapoznanie się z dokumentem poprzez oczekiwanie na autoryzacje dokumentu co jest stwierdzeniem faktu iż dana osoba dany dokument widziała i go zaakceptowała, osoba o konieczności autoryzacji dokumentu jest informowana drogą mailową. Wprowadza system uprawnień i dostępu do dokumentów tak aby nie powołane osoby nie miały wglądu w dokumenty dla nich nie dedykowane.
Poglądowy opis działania obiegu dokumentów
Głównym elementem obiegu dokumentów jest punkt rejestracji dokumentów przychodzących do firmy (np. recepcja) jest to miejsce gdzie dokument papierowy jest w firmie widziany po raz ostatni w oryginale i to tu trafia do elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Osoba rejestrująca dokument wskazuje gdzie do jakiej teczki i do kogo dany dokument powinien trafić aby ta osoba się z nim zapoznała i go zautoryzowała. Skan dokumentu zarejestrowanego jest opatrzony znakiem wodnym z dokładna datą rejestracji i numerem w dzienniku korespondencji przychodzącej. Taki dokument jest do wglądu w systemie SAP.
Rejestrować dokumenty może również każdy pracownik firmy pracujący w SAP, w przypadku dokumentów otrzymywanych drogą elektroniczną (mail) nie zachodzi konieczność skanowania dokumentu.
Funkcjonalność rozwiązania obiegu dokumentów:
- Rejestrowanie dokumentów przychodzących do firmy, zamiana formy papierowej dokumentu na elektroniczną
- Rejestracja dokumentów przychodzących drogą elektroniczną, dokumenty załączników
- Możliwość definicji i podziału rejestrowanych dokumentów na różne kategorie np. korespondencja, faktury zakupu, oferty, dokumenty księgowe, dokumenty kadrowe, wnioski urlopowe itd.
- Definicja dowolnego obiegu dokumentu dla każdej kategorii indywidualnie
- Obieg dokumentu do osób zdefiniowanych w schemacie plus właściciel dokumentu
- Wymuszenie autoryzacji dokumentu co gwarantuje zapoznanie się pracownika z dokumentem
- Opcje autoryzacji w zależności od potrzeb i ważności dokumentu. (równoległa, szeregowa, widoczna, ukryta)
- Możliwość rejestracji dokumentów bez uruchamiania obiegu tylko do teczki użytkownika systemu
- Użytkownicy podgląd swoich teczek plus wg uprawnień podgląd do teczek innych użytkowników
- Dla faktur zakupu i korekt kosztowych możliwość automatycznego księgowania w systemie SAP
Zbieranie płatności do zrealizowani do systemów płatności bankowych
- Dostęp do zeskanowanych dokumentów z poziomu modułu obiegu dokumentów, karty partnera handlowego, karty faktury zakupu
- Skanowane dokumenty zapisywane w folderach załączników systemu SAP co powoduje ich automatyczna archiwizację zgodnie z planem archiwizacji firmy
Uprzejmie prosimy o kontakt w celu uzyskania szczegółowych informacji, co do funkcjonalności rozwiązania, jak również udzielimy wyczerpujących informacji, jakie są rzeczywiste korzyści z wdrożenia takiego rozwiązania u Państwa w firmie.
Przykładowe obrazy z rozwiązania obiegu dokumentów w SAP Business One: |
|
Przykładowy dokument trafiający do obiegu dokumentów opatrzony znakiem wodnym z numerem wewnętrznym dokumentu oraz datą dodania w formacje PDF |
|
|
Oznaczenie dokumentu faktury zakupu |
Oznaczenie kontrahenta z dokumentami |
Zarejestrowane dokumenty tak oznaczone są dostępne z poziomu SAP gdzie w prosty sposób znając kontrahenta, datę dokumentu lub inny element zdefiniowany można wyszukać dokument i podejrzeć go bez konieczności szukania i przeglądania segregatorów. Jest to znaczne ułatwienie dla księgowości jak i dla działu sprzedaży każda oferta, korespondencja czy może być rejestrowane pod danym klientem i dostępne dla innych pracowników bez konieczności proszenia pytania i szukania dokumentów papierowych.
Oznaczenie kontrahenta który posiada dokumenty zarejestrowane i jednocześnie szybkie przejście poprzez click w ikonkę do dokumentów kontrahenta, szybki podgląd ofert, umów, korespondencji z kontrahentem. Takie rozwiązanie daje możliwość pracownikom szybki wgląd w dokumenty dla których posiedli uprawnienia wglądu.
Oznaczenie faktury zakupu która posiada dokument zarejestrowany i jednocześnie szybkie przejście poprzez click w ikonkę do dokumentu i podgląd jego skanu w formacie PDF bez konieczności szukania dokumentu w segregatorach.
|
|
Rejestrowanie dokumentów faktura zakupu |
|
Rejestrowanie dokumentów kontrahenta podrodzaj karta katalogowa |
|
Rejestrowanie dokumentów - czynność skanowania dokumentu i wkładanie go do wybranych teczek pracowników |
|
Dokumenty do zatwierdzenia dokumenty czekające na nasze zapoznanie się i akceptacje |
|
Dokumenty do zatwierdzenia miejsce gdzie możemy zaakceptować dokument lub go odrzucić |
|
Zestawienie modułu automatycznego wystawiania dokumentów zakupu i korekt kosztowych |
|
Zestawienie modułu płatności zatwierdzanie pakietów przelewów bankowych |
|
Zestawienie modułu płatności podgląd pakietu płatności bankowej wykonanej |
Powyższe ilustracje obrazują tylko fragment funkcjonalności rozwiązania, i w pewnym zakresie dają przybliżony obraz dobrodziejstw płynących z wdrożenia obiegu dokumentów w firmie a przede wszystkim wykluczenie dokumentów w formie papierowej które krążą po firmie jak i szybki dostęp do dokumentów, wgląd w nie, ich szybkie odnajdowanie bez konieczności szukania w dokumentach oraz dostęp do dokumentów nie będąc w firmie, a mając tylko zdalny dostęp do systemu.
Rozwiązanie to pozwala na uporządkowanie przepływu dokumentów przychodzących oraz ich elektroniczną archiwizację co jest bardzo ważnym elementem ponieważ trwałość dokumentów papierowych jak i łatwość ich zniszczenia lub zaginięcia jest bardzo duża. |
Dane wykorzystane w obrazach są wygenerowane losowo i nie mają żadnego związku z danymi handlowymi a ewentualna zbieżność nazw lub osób jest przypadkowa. |
|
|